Pengertian, Karakteristik, Tujuan Dan Jenis-Jenis Kas Kecil (Petty Cash)

Pengertian dan Jenis-jenis Kas kecil (Petty Cash) - Pada organisasi yang masih kecil semua kegiatan organisasi sanggup ditangani oleh seorang pimpinan serta beberapa pegawai saja, alasannya yakni transakasi yang terjadi tidak begitu rumit, pengawasanpun sanggup secara eksklusif dilakukan terhadap semua kegiatan organisasi. Organisasi yang bertambah besar dengan acara yang makin bertambah luas, kemampuan pimpinan untuk mengawasi dan mengurusi setiap bab yang ada dalam organisasi semakin kurang. Oleh alasannya yakni itu pimpinan harus mendelegasikan sebahagian kiprah dan wewenangnya kepada bawahan. Dengan adanya pelimpahan kiprah dan wewenang tersebut, maka dibutuhkanlah suatu alat untuk mengawasi jalannya acara organisasi supaya sanggup diketahui sejauh mana kemajuan yang telah dicapai 

berdasarkan data-data dan isu yang diperoleh untuk dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan . Baik buruknya isu yang disajikan sangat tergantung pada sistem yang diterapkan pada organisasi tersebut. Di samping itu sistem yang baik akan mendukung terciptanya internal control yang baik pula dan memperlihatkan isu keuangan yang cepat, sempurna dan sanggup dipertanggung jawabkan kebenarannya. Dengan adanya internal control yang baik diharapkan sanggup melindungi harta kekayaan organisasi, terciptanya kehandalan dan kecermatan data serta meningkatkan kepatuhan terhadap kecerdikan yang telah digariskan pimpinan, sehingga penyelewenggan dan kecurangan yang timbul sanggup ditekan seminimal mungkin. Salah satu kekayaan organisasi yang gampang diselewengkan dan dipindahtagankan yakni kas. Kas yang mencakup uang tunai dan simpanan-simpanan di bank yang sanggup dicairkan setiap dikala paling banyak dipakai dalam acara organisasi.

Kas kecil (Petty Cash)

Kas sering dipakai untuk membiayai pengeluaran organisasi yang sifatnya kecil atau sehari-hari. Namun pengeluaran kecil atau sehari-hari tersebut sering terjadi sehingga jumlah totalnya cukup besar, alasannya yakni itu pengeluaran semacam ini perlu dikendalikan. Untuk itu organisasi perlu membentuk suatu dana khusus yang disebut kas kecil . Kas kecil merupakan dana khusus yang dibuat organisasi untuk membiayai pengeluaran organisasi yang sifatnya kecil atau sehari-hari. Contohnya biaya yang dikeluarkan untuk membayar rekening listrik, biaya keamanan dan kebersihan dan lain sebagainya.

A. Pengertian Kas Kecil

Kas kecil (Petty Cash) yakni sejumlah dana yang dibuat khusus untuk pengeluaran yang bersifat rutin dan relative kecil jumlahnya. Kas kecil dipakai untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang jumlahnya relative kecil menyerupai dana entertain klien atau rekan kerja pimpinan, dana konsumsi untuk kepentingan rapat, dan sebagainya. Sebagai orang yang dipercaya pimpinan untuk mengelola kas kecil, sekretaris harus sanggup mengatur dan merencanakan penggunaan dana kas kecil dan menciptakan catatan keuangan yang dibukukan kembali oleh bab keuangan perusahaan. 

Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atas pengeluaran-pengeluaran tunai yang bersifat relative kecil. Hal ini dilakukan untuk mendukung kiprah pelaksanaan yang ada. Maksud diadakannya kas kecil yakni supaya kesekretariatan tidak perlu meminta dana kebagian keuangan.

Tujuan dibentuknya dana kas kecil untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana, menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relative kecil dan mendadak yang tidak hemat dan tidak praktis, sebagai teladan pimpinan kedatangan tamu mendadak kemudian pimpinan ingin menjamu tamu tersebut, maka rasanya tidak hemat dan tidak mudah kalau sekretaris harus melaksanakan pembayaran entertain tersebut dengan memakai cek atau bilyet giro.

Karakteristik dasar dari kas kecil yakni :

1. Kas kecil jumlahnya dibatasi, tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Besarnya kas kecil tergantung kecerdikan masing-masing perusahaan.
2. Kas kecil dipergunakan untuk membiayai dan mendanai pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya rutin setiap hari.
3. Kas kecil disimpan ditempat khusus, biasanya dengan memakai kotak kecil yang disebut dengan Petty Cash Box.
4. Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan tingkatan pemula

Tujuan dibentuknya kas kecil yakni :

a. Menangani problem perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bab di kantor enghindari cara pembayaran yang tidak hemat juga tidak mudah atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak. Meringankan beban staff karyawan dalam memperlihatkan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada korelasi bisnis pimpinan. Mempercepat acara atasan yang memakai dana secara mendadak dan juga tidak terpola sebelumnya. 

B.Dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana kas kecil

Dokumen atau bukti pemakaian Kas kecil ada dua yaitu bukti pengeluaran Intern dan bukti pengeluaran Ekstern. Peralatan atau dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana kas kecil yakni :

1. Bukti kas keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi epada fungsi kas besar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas Kecil, dokumen ini diharapkan pada dikala pengisian kembali dana kas kecil.

2. Cek

Cek merupakan dokumen yang dipakai untuk memerintahkan bank melaksanakan pembayaran sejumlah uang kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.

3. Permintaan pengeluaran kas kecil

Dokumen ini dipakai oleh pemakai kas kecil untuk meminta sejumlah uang kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil berdasarkan nama pengeluaran dana kas kecil.

4. Bukti pengeluaran kas kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil. 

5. Permintaan pengisian kembali kas kecil.

Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bab utang supaya dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. 

1. RECEIPT 

Bukti transaksi adanya penerimaan uang alasannya yakni adanya pembayaran.

2. INVOICE

Bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan secara kredit.

3. CEK

Surat yang dipakai untuk memerintahkan bank melaksanakan pembayaran sejumlah uang kepada orang/badan yang namanya tercantum di dalam cek.

4. BILYET GIRO

Surat perintah memindahbukukan sejumlah uang yang tertera dari rekening nasabah lain pada bank yang bersangkutan.

C. Macam-macam metode dalam pengelolaan kas kecil

Melakukan tahapan-tahapan pengelolaan dalam penggunaan dana yang ada, sehingga ketika laporan penggunaan kas kecil diminta oleh pihak-pihak yang terkait sanggup ditunjukkan dengan segera dan lengkap tanpa ada kesalahan.

Metode pencatatan kas kecil ada dua yaitu :

a. Metode Tetap (Imprest fund system)

Metode Tetap yakni metode pembukuan kas kecil dimana rekening kas kecil jumlahnya selalu tetap. Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak serta  merta eksklusif mencatatnya, tetapi hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya.

Ciri-ciri Metode Tetap (Imprest fund system) :

1. Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola kas kecil.
2. Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecil yang telah dipakai sehingga jumlah dana kas kecil kembali kepada jumlah yang ditetapkan semula.

Langkah-langkah operasional metode imprest :

1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diberi sejumlah uang tunai yang nantinya untuk pembayaran atas pengeluaran yang diperkirakan bisa memenuhi kebutuhan dalam dalam waktu tertentu.
2. Dana kas kecil dipergunakan untuk pembayaran transaksi pengeluaran . 
3. Setelah dana kas kecil habis/hampir habis, kasir membentuk kembali dana kas kecil, mengisinya sebesar jumlah nominal pengeluaran yang terjadi.

Keuntungan metode Imprest :

1. Menghemat waktu dalam pembukuan
2. Memudahkan untuk mengetahui setiap pengeluaran berdasarkan pos-pos pengeluaran pada setiap pembukuan
3. Karena jumlah dana kas per periode selalu sama sehingga memudahkan bendahara untuk memilih jumlah dana perbagian/ unit per periode Pemegang kas/pimpinan akan berhati-hati dalam mengelola keuangannya mengingat dalam system ini tidak ada penambahan dana ditengah periode.

Kelemahan metode Imprest :

1. Hanya sanggup mengecek saldo kas di final bulan / final transaksi
2. Petugas kas kecil atau sekretaris tidak sanggup sewaktu-waktu mengambil/mengisi kas
3. Tidak sanggup sewaktu waktu mengecek dana kas .

b. Metode berubah-ubah (Fluctuating fund system)

Metode berubah-ubah yakni suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil dimana jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah (sesuai dengan kebutuhan). sistem ini menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan akan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, ketika pertama kali menciptakan kebijakan, perusahaan memutuskan jumlah nominal kas kecil sebesar Rp 5 Juta kemudian dipakai sesuai dengan kebutuhandan kemudian kas kecil diisi kembali. Ketika waktu pengisian, jikalau perusahaan memakai sistem dana tetap, maka jumlah kas kecil harus sama jumlahnya dengan saldo awal kas kecil. Namun pada metode sistem dana berubah (dana mengambnag), jumlah pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo awalnya, jadi bisa kurang maupun lebih.

Cirri-ciri Metode berubah-ubah (Fluctuating fund system):

1. Pembentukkan dan pengisian kembali dana kas kecil di catat di debet dalam akun kas kecil. 
2. Bukti pengeluaran kas kecil di catat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebet akun-akun yang terkait dengan penggunaan dan kredit akun kas kecil. 
3. Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi diubahsuaikan dengan perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana. 

Keuntungan metode Fluctuating :

1. Saldo kas kecil sanggup diketahui setiap saat
2. Apabila dana kas kecil tidak cukup manajemen atau petugas kas kecil sanggup meminta/mengambil dana kembali
3. Dana awal tiap periode selalu sama
4. Mudah dilakukan pengontrolan terhadap buku kas

Kelemahan metode Fluctuating :

1. Tidak sanggup diketahui pengeluaran terbanyak dipakai untuk apa

Perbedaan antara metode dana tetap dengan metode fluktuasi sebagai berikut: 

Dalam metode dana tetap, pengeluaran yang dilakukan oleh kasir kas kecil tidak di buat jurnal sedangkan dalam metode fluktuasi pengeluaran yang di lakukan oleh kasir kas kecil di buat jurnal. 

Dalam metode dana tetap, Besarnya penggantian sebesar pengeluaran yang telah dilakukan sehingga saldo kas kecil selalu tetap menyerupai semula. sedangkan dalam metode fluktuasi pengisian kembali tidak harus sebesar pengeluaran yang di lakukan.  Dalam metode dana tetap, saldo kas kecil tetap (seperti semula) sedangkan dalam metode fluktuasi saldo kas kecil berubah-ubah (tidak tetap).

Kesimpulan

1. Kas kecil (Petty Cash) yakni sejumlah dana yang dibuat khusus untuk pengeluaran yang bersifat rutin dan relative kecil jumlahnya. Kas kecil dipakai untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang jumlahnya relative kecil menyerupai dana entertain klien atau rekan kerja pimpinan, dana konsumsi untuk kepentingan rapat. Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atas pengeluaran-pengeluaran tunai yang bersifat relative kecil. Hal ini dilakukan untuk mendukung kiprah pelaksanaan yang ada. Maksud diadakannya kas kecil yakni supaya kesekretariatan tidak perlu meminta dana kebagian keuangan.

2. Dokumen atau bukti pemakaian Kas kecil ada dua yaitu bukti pengeluaran Intern dan bukti pengeluaran Ekstern. Peralatan atau dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana kas kecil yakni bukti kas keluar, cek, undangan pengeluaran kas kecil, bukti pengeluaran kas kecil, undangan pengisian kembali kas kecil.

3. Metode dalam pencatatan kas kecil ada dua yaitu metode tetap (Imprest fund system) dan metode berubah-ubah (Fluctuating fund system). Metode Tetap yakni metode pembukuan kas kecil dimana rekening kas kecil jumlahnya selalu tetap. Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak serta merta eksklusif mencatatnya, tetapi hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya. Sedangkan Metode berubah-ubah yakni suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil dimana jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah (sesuai dengan kebutuhan). sistem ini menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan akan tetapi sesuai dengan kebutuhan.

Demikianlah materi tentang Pengertian, Karakteristik, Tujuan dan Jenis-jenis Kas kecil (Petty Cash) yang sempat kami berikan dan jangan lupa juga untuk menyimak materi seputar Cara Cepat dan Praktis Mengerjakan Jurnal Penyesuaian yang telah kami posting sebelumnya. semoga materi yang kami berikan sanggup membantu menambah wawasan anda semikian dan terimah kasih.

Jangan Lupa Tinggalkan Komentar…!!!

Sumber http://ilmumanajemenakuntansi.blogspot.com

Share this post

Berlangganan update artikel terbaru via email: