Integerasi Sistem Pelayanan Hotel

Integerasi Sistem Pelayanan Hotel : Pada ketika ini peranan Sistem Informasi (SI) telah menjadi salah satu elemen yang sangat penting dalam mendukung proses bisnis. Dengan adanya Sistem Informasi yang sanggup memenuhi seluruh kebutuhan bisnis, maka akan sanggup memperlihatkan suatu keunggulan kompetitif bagi perusahaan, baik berskala kecil mapun besar yang pada kesannya sanggup menjamin mereka akan bisa bersaing dengan para kompetitornya. Hal ini mendasari perusahaan untuk terus menerus mengkaji ulang teknologi yang mereka miliki untuk sanggup mengetahui perkembangan dan perubahan yang disebabkan oleh perkembangan teknologi yang begitu dinamis.

Pelayanan Hotel Atlet Century Park merupakan akomodasi yang diberikan Hotel tersebut sebagai nilai tambah bagi kepuasan pelanggannya. Dalam kegiatannya, Pelayanan Hotel ini terdiri dari banquet sales, spa & sportclub membership, dan penjualan SPA. Seiring berjalannya waktu, mulai muncul aneka macam problem pada sistem Pelayanan Hotel Atlet Century Park dimana perolehan informasi untuk para stakeholder pelayanan hotel membutuhkan waktu yang cukup usang dan terkadang tidak sempurna dikarenakan sistem yang tidak mendukung perolehan data secara real time, lantaran belum dibangunnya sistem pelayanan hotel yang terintegrasi dengan departemen lain yang terdapat pada Hotel Atlet Century Park. Dimana pengolahan data pada Pelayanan Hotel terpisah dengan pengolahan data pada departmenen Purchasing, Front Office, Restoran, serta House Keeping. Hal ini menciptakan penyebaran informasi yang selalu dilakukan belahan pelayanan hotel ke aneka macam Departemen lain yang terkait menjadi lambat dan menciptakan redudansi proses lantaran harus menuliskan kembali aneka macam informasi yang telah dicatat dalam sistem Pelayanan Hotel itu sendiri ke dalam e-mail. Sehingga kualitas informasi yang diperoleh departmen lain terkadang tidak sesuai dengan yang seharusnya lantaran banyaknya informarsi yang harus ditulis sehingga meningkatkan resiko terjadinya kesalahan.

Dalam mengatasi problem yang terjadi, dikembangkan sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang sanggup memperlihatkan notifikasi beserta informasi sesuai departmen – departmen yang terkait dengan informasi yang dikirimkan Sehingga penerimaan data oleh departemen lain menjadi lebih cepat dan tepat, serta pada penjualan SPA memungkinkan untuk memperoleh data check-in tamu kamar yang menggunakan SPA secara real time.

TUJUAN DAN MANFAAT

Tujuan dari penelitian ini ialah menganalisis sitem pelayanan Hotel Atlet Century Park dan kemudian mengembangkan sistem yang mengintegrasikan sistem Pelayanan dengan sistem pada Departemen lain. Dengan adanya sistem terintegrasi ini menciptakan belahan pelayanan hotel sanggup memperoleh dan mengembangkan data secara efisien dan efektif yang akan mempermudah pula dalam pencarian informasi yang dibutuhkan yang terdapat dalam sistem departemen lain sehingga meningkatkan kinerja pelayanan yang berdampak bagi kepuasan pelanggan

Adapun manfaat yang diperoleh ialah menghilangkan redudansi proses yang terjadi ketika mengembangkan informasi ke departemen lain, meningkatkan kualitas informasi yang dikirim, dan kanal pengambilan data yang dibutuhkan oleh belahan Pelayanan menjadi lebih cepat serta data yang diperoleh lebih akurat, begitu pula dengan penyimpanan data terpusat memastikan tidak adanya duplikasi data yang menimbulkan penyimpanan data menjadi lebih efisien. 

METODOLOGI

Metodologi yang digunakan dalam penulisan ini terdiri atas metodologi pengumpulan informasi, dan metodologi pengembangan. Kegiatan pengumpulan informasi dilakukan dalam tiga tahap, yaitu penelitian lapangan, penelitian pustaka, dan wawancara. sedangkan Kegiatan dalam pengembangan menggunakan metode beorientasikan objek menurut pendekatan Matthiasen, et al (2000) mengacu padu buku Object Oriented Analysis and Design.

Kegiatan yang terdapat dalam analisis terdiri dari Problem-Domain Analysis (analisa class, event, structure dan behavior yang menghasilkan event table, class diagram, statechart) dan Application-Domain Analysis (analisa kebutuhan user, penggunaan, fungsi dan sistem interface). Sedangkan kegiatan dalam perancangan terdiri dari Architecural Design (penentuan prioritas kebutuhan pengembangan sistem, komponen – komponen dalam sistem, dan proses sistem) dan Component Design (termasuk desain database, dan hubungan antar komponen) (Mathiassen, 2000, p15).

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pengembangan sistem di dalam penulisan ini ialah mengintegrasikan sistem pelayanan hotel dengan sistem pada departemen lain di dalam internal hotel. Di dalam penelitian sistem pelayanan hotel ini meliputi sistem banquet sales, SPA & sportclub membership dan Penjualan SPA.

Sistem ialah seperangkat elemen atau komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan atau goal (Stair dan Reynolds, 2010, p8) . sementara itu, informasi ialah data yang ditempatkan dalam konteks yang berarti dan mempunyai kegunaan untuk pengguna terakhir (O’Brien dan Marakas, 2008, p24). Dan Sistem Informasi ialah suatu sistem yang mendapatkan sumber data sebagai inputan dan memprosesnya menjadi informasi sebagai output-nya(O’Brien dan Marakas, 2008, p4). Jika (Laudon dan Laudon, 2010, p497) menyampaikan bahwa analisis sistem menjelaskan apa yang sistem harus lakukan untuk memenuhi informasi yang dibutuhkan, maka perancangan sistem memperlihatkan bagaimana sistem akan memenuhi target atau tujuan tersebut.

Hotel Atlet Century Park merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang perhotelan. Dalam lingkup sistem pelayanan hotel, Hotel Atlet Century Park menjalankan sistem penerimaan reservasi, pembuatan Banquet Event Order, pembuatan Work Order, pembayaran, penyewaan material, penitipan barang untuk event, registrasi dan perpanjangan membership, pembayaran membership maupun non-member

Berikut ialah proses bisnis berjalan PD. AL sesuai dengan hasil penelitian lapangan dan wawancara :

Pelanggan yang ingin menggunakan jasa Banquet akan mendatangi kantor belahan Banquet pada Hotel Atlet Century Park. Kemudian Banquet Account Manager akan mencatat data diri pelanggan tersebut dan membahas mengenai event yang akan diadakan pelanggan.

Pada ketika reservasi, pelanggan sanggup menentukan paket – paket sesuai dengan yang telah ditentukan oleh pihak hotel, namun bisa juga tanpa mengikuti paket. Beberapa hal yang disepakati dalam reservasi ialah menyerupai tanggal diadakannya acara, sajian makanan maupun buffet, peralatan yang diharapkan selama acara, artis / pengisi jadwal dan decorator, sampai cara pembayaran. 

Pembayaran bisa dilakukan secara cash ataupun dengan menggunakan credit card pada ketika pembayaran down payment maupun pelunasannya. Setelah pelanggan membayar uang muka sebagai tanda jadi reservasi. Banquet Account Manager akan menciptakan Banquet Event Order (BEO) yang berisi data - data dari reservasi sebagai konfirmasi kepastian dari pemesanan banquet pelanggan, untuk kemudian dikirimkan ke departmenen – departemen di dalam internal hotel yang terkait dengan pemesanan banquet tersebut menyerupai house keeping, engineering, restaurant dan front office melalui e-mail untuk mempersiapkan event. 

Sedangkan jikalau pelanggan ingin membatalkan pesanan banquetnya, maka akan dicatat dalam Banquet Cancelation. Uang muka yang telah dibayar sebelumnya tidak akan dikembalikan jikalau pelanggan membatalkan pemesanan banquet-nya.

Apabila persediaan barang pada banquet telah mencapai titik ROP (Re-Order Point), maka Banquet Operation akan menciptakan Purchase Requisition kepada pihak pembelian.

Banquet Account Manager juga akan menciptakan penagihan pelunasan kepada pelanggan yang biasanya dilakukan beberapa hari sebelum jadwal diadakan. Setelah mendapatkan pembayaran dari pelanggan, pelanggan akan mendapatkan bukti pelunasan. Banquet Account Manager akan membayar decorator maupun entertainer yang telah digunakan oleh pelanggan. 

Setiap bulannya Banquet Manager akan menciptakan laporan penjualan banquet (Banquet Sales Report). Dan setiap awal tahun, Banquet Manager juga akan mengevaluasi, menambah atau meng-update paket – paket untuk tahun selanjutnya. 

Selain Banquet, Hotel Atlet Century Park mempunyai pelayanan SPA dan beberapa akomodasi SportClub menyerupai Tennis, Gazebo Pool serta Fitness Center yang bisa digunakan tamu hotel maupun member dari Hotel Atlet Century Park.

Dan untuk Pemakaian SPA, pelanggan yang ingin menggunakan jasa SPA dan Sportclub, sanggup mendaftarkan diri sebagai member sesuai dengan tipe membership yang diinginkannya ke Customer Service SPA and sportclub. Tipe membership yang ada antara lain ialah single, double, group 3 dan group 5. Masing - masing paket tipe mempunyai harga dan masa berlaku membership yang berbeda - beda. Setelah didaftar, pelanggan akan menerima Membership ID Card yang sanggup digunakan ketika ingin menggunakan jasa SPA atau Sportclub. Jika masa berlaku membership pelanggan sudah habis, maka Customer Service juga akan melayani perpanjangan membership pelanggan. 

Saat member akan menggunakan akomodasi SPA ataupun Sportclub, customer service yang bertugas akan menginput instruksi member pada kartu untuk mengecek masa berlaku dari member tersebut.

Untuk pemakaian akomodasi Sportclub, tamu kamar hotel dan member bebas menggunakannya tanpa biaya. Namun berbeda dengan SPA, jikalau member bisa menggunakan jasa SPA dengan gratis maka tamu hotel yang bukan member harus membayar biaya sesuai paket yang dipilih di kasir. 

Setiap beberapa bulan ataupun umumnya pada ketika menjelang hari libur, Sportclub Supervisor akan menciptakan promosi paket SPA dengan ketentuan minimal pembelian yang telah di tentukan maupun dengan pembayaran menggunakan kartu kredit. 

Pada setiap final bulan, kasir akan menciptakan laporan penjualan SPA dan Sportclub . Sedangkan customer service akan menciptakan laporan perpanjangan member.

Tidak terintegerasinya sistem pada banquet dengan departemen lain yang terkait menciptakan proses penyampaian informasi mengenai jadwal dan perubahan – perubahan jadwal ke departemen lain dilakukan melalui e-mail. Penyampaian konfirmasi melalui e-mail ini menciptakan proses kerja berulang pada Banquet Account Manager yang harus menginput ulang seluruh pesanan pelanggan ke masing – masing departemen dan juga departemen peserta e-mail pun perlu mencatat kembali seluruh informasi kedalam sistem mereka masing – masing. Sehingga penyebaran informasi dari belahan pelayanan hotel ke departemen lain tidak efisien. Kemudian pada proses pelayanan pemakaian SPA, lantaran sistem pelayanan hotel tidak terintegerasi dengan sistem pada Hotel Atlet Century Park, tamu hotel (non member) yang menggunakan jasa tidak sanggup menggunakan room charges untuk membayar pemakaian paket SPA Karena perolehan data check in tamu yang tidak terpusat menciptakan data yang diperoleh pada belahan penjualan SPA tidak akurat sehingga akomodasi pemakaian room charges oleh non member tidak sanggup digunakan dalam proses bisnis yang berjalan pada pelayanan hotel Atlet Century Park.

Dalam mengatasi problem yang terjadi, solusi yang sanggup diusulkan ialah dengan mengembangkan suatu sistem terintegerasi antara pelayanan hotel dengan seluruh sistem yang terdapat dalam hotel Atlet Century Park dengan penyimpanan data terpusat, sehingga data tersimpan secara real time dan mengurangi duplikasi data yang sering terjadi pada hotel Atlet Century Park.

Pengintegerasian Sistem belahan Pelayanan Hotel ini akan dikembangkan menggunakan jadwal berbasis Object Oriented Programming yaitu Visual Basic .NET 2005 yang akan dikonversi menjadi EXE dan SQL Server 2005 sebagai basis data yang menampung data – data secara terpusat dari semua belahan hotel. Sistem akan didesain dan dikembangkan dengan menggunakan satu buah server dengan spesifikasi processor jasus i5, RAM 4 GB, HDD 1 TB, VGA on board sebagai kawasan penyimpanan database di-server dan juga menggunakan PC dengan processor core 2 duo, Ram 2 GB, HDD 512 GB, dan VGA on board serta printer dimasing - masing bagian. Menggunakan LAN berbasis pada teknologi IEEE 802.3 Ethernet menggunakan perangkat switch, yang mempunyai kecepatan transfer data 1000 Mbit/s. Server ini akan digunakan secara terpusat bersama dengan departemen lain sehingga belahan pelayanan hotel sanggup diintegrasikan dengan departemen lain guna meningkatkan efisiensi penyimpanan lantaran mereduksi kemungkinan terjadinya duplikasi data. Berikut ini jaringan komputer yang akan digunakan dalam pengembangan sistem pelayanan hotel.

Gambar Jaringan Komputer Sistem Pelayanan Hotel

Arsitektur yang digunakan di dalam desain komponen pada sistem pelayanan hotel menggunakan client – server architecture dengan centralized data. Arsitektur ini menghubungkan seluruh pengguna sistem dalam pelayanan hotel untuk mengakses ke dalam satu model yang diletakkan dalam server pusat. Sehingga semua user pada belahan pelayanan hotel sanggup mengakses informasi secara akurat lantaran sistem integrasi yang dibangun ini mengakibatkan data yang tersimpan secara real time. Model pada Server yang digunakan belahan pelayanan hotel, digunakan juga oleh sistem yang lainnya sehingga data yang tersimpan benar – benar terpusat. 

Gambar Component Architecture Pada Pelayanan Hotel

Berikut ini disertakan pola form Banquet Event Order (BEO) yang ada pada sistem belahan Pelayanan, di dalam form ini terdapat tab untuk mengirimkan informasi – informasi ke departemen yang terkait berupa notifikasi dengan data yang dikirim sesuai kebutuhan informasi dari masing – masing departemen yang tediri dari Front Office, House Keeping, restaurant dan engineering. Semua data pesanan dari pelanggan terdahulu akan eksklusif ditampilkan dalam form ini, sehingga user tidak perlu lagi menulis ulang semua pesanan. Form ini menjadi solusi untuk belahan pelayanan atas problem yang muncul dari pemakaian e-mail dalam distribusi informasi mengenai event yang akan diadakan.

Gambar Interface Banquet Event Order (BEO)

Kemudian pada gambar 2 ialah form Non Member Payment, form untuk melayani penggunaan SPA oleh tamu hotel (Non Member). Dengan adanya integrasi data belahan pelayanan dengan Front Office maka pada penjualan SPA ini, dimungkinkan pencarian data tamu yang sedang check in pada ketika penggunaan SPA secara akurat lantaran setiap data tamu yang sedang check in maupun telah check-out yang diperoleh belahan penjualan SPA pada form ini merupakan data yang real time.

Gambar Interface Non Member Payment

KESIMPULAN

Dengan Adanya Pengembangan sistem terintegrasi, maka akan mengurangi duplikasi data dan mendukung pendistribusian data dengan lebih efisien antar departemen, sehingga mendukung proses bisnis dalam meningkatkan kinerja, lantaran kebutuhan akan informasi pada setiap belahan dalam internal hotel sanggup terpenuhi, terutama bagi pihak administrasi yang sangat memerlukan informasi yang akurat dalam pengambilan keputusan serta memudahkan mereka dalam melaksanakan controlling, lantaran integrasi ini sanggup mempercepat proses dalam pengolahan data. 

Integrasi menjadi solusi terbaik dalam menstandarisasi data yang tersimpan, terutama bagi perusahaan yang terbagi atas beberapa departemen. Dengan sistem yang sanggup diintegrasikan menciptakan proses bisnis bergerak lebih cepat lantaran apabila sistem pada satu perusahaan berdiri masing – masing akan menurunkan kinerja dari sistem lantaran perlu adanya transfer – transfer data yang cukup memakan waktu dan penyimpanan data pun tidak real time. Seperti halnya pada masalah di Hotel Atlet Century Park, dengan pengembangan integrasi sistem pelayanan dengan sistem lainnya dalam hotel akan berdampak pada kualitas data yang diperoleh dan peningkatan kinerja yang dipengaruhi oleh dikembangkannya penyimpanan data secara terpusat.

DAFTAR PUSTAKA

Stair, R. M., & G. W. Reynolds. (2010). Principles of Information Systems, a managerial Approach, 9th Edition. Course Technology, USA.

O’Brien, J. A., & G. M. Marakas. (2008). Management Information System, 8th Edition. Mc. Graw-Hill Inc., New York.

Laudon, K, & J.P. Laudon. (2010). Management Informtaion System : Managing the Digital Firm, 11th edition. Prentice-Hall.

Sumber http://sharingilmupajak.blogspot.com

Share this post

Berlangganan update artikel terbaru via email: