Pencatatan Kas Kecil Dengan Sistem Dana Tetap, Dana Fluktuasi Beserta Perbedaannya

Serupa dengan yang telah kita ulas pada artikel sebelumya, bahwa perusahaan tidak selalu mempergunakan kas untuk alat pembayaran.

Perusahaan terkadang memakai cek untuk transaksi keuangan yang mempunyai nilai besar, juga memakai dana kas kecil yang digunakan untuk transaksi dengan nilai yang relatif kecil.

Perusahaan yang ibarat ini kebanyakan merupakan perusahaan yang mempunyai skala besar dengan transaksi-transaksi nya yang besar pula.

Dikarenakan perusahaan tersebut memang dengan sengaja menyiapkan dana kas kecil guna transaksi keuangan yang bernilai kecil.

Transaksi yang semacam ini sudah niscaya ada meskipun perusahaan tersebut ialah perusahaan yang besar.

Mengapa demikian? alasannya ialah tanpa adanya transaksi yang semacam itu, maka operasional perusahaan tidak sanggup berjalan lancar. Sedangkan transaksi yang tidak mudah apabila dibayarkan memakai cek ini ialah sebagai berikut:

• Pembelanjaan perlengkapan
• Pembelanjaan alat tulis kantor
• Pembayaran taksi untuk para eksekutif
• Dan lain lain

Didalam setiap pengelolaan tentu saja terdapat sistem. Hal ini bertujuan untuk memudahkan pekerjaan manusianya serta pengaturan/pengelolaannya.

Dalam hal ini termasuk pula dalam mengelola dana kas kecil, juga terdapat sistem umum yang diterapkan.

Apakah sajakah sistem tersebut? sistem tersebut ialah sistem dana tetap dan juga sistem fluktuasi. Dua sistem ini mempunyai cara kerja yang berbeda dan tentunya mempunyai kelebihan yang berbeda pula.

Pada jadinya perusahaan akan memilih antara salah satu sistem tersebut yang diubahsuaikan dengan kebutuhannya. Berikut ini merupakan keterangan terkait dua sistem tersebut serta perbedaan diantara keduanya.

Sistem Pencatatan Kas Kecil

Ada dua sistem pencatatan kas kecil yang umumnya digunakan oleh perusahaan, yakni sistem dana tetap dan juga sistem fluktuasi.

#1 Sistem Dana Tetap/Imprest Fund System

Sistem dana tetap merupakan sistem yang memutuskan serta menyisihkan dana kas kecil dengan nilai yang cenderung sama atau tidak berubah pada setiap periode pengisiannya.

Hal tersebut kecuali apabila perusahaan menghendaki adanya perubahan nominal dana kas kecil itu. Kondisi yang semacam itu sanggup terjadi apabila perusahaan merasa bahwa kas kecil yang telah disisihkan ternyata tidak sanggup memenuhi semua biaya operasional kecil, maka dari itu harus ditambahkan lagi nilainya.

Atau sanggup juga perusahaan merasa dana kas kecil nominalnya terlalu besar untuk biaya operasional kecil perusahaan, sehingga perlu dilakukan pengurangan.

Dengan terdapatnya perubahan kebijakan perihal nilai dana kas kecil itu, maka akuntan harus segera melaksanakan catatan pembiasaan sebagai tanggapan pengurangan atau penambahan nilai tadi.

Satu hal yang harus diperhatikan ialah bahwa sistem dana tetap ialah pencatatan pengeluaran kas kecil tidak dicatat pribadi ketika ada pengeluaran, tetapi dicatat apabila ada pengisian ulang kas kecil.

Sebagai contoh, pemimpin perusahaan centrausaha memutuskan sebuah kebijakan untuk membentuk dana kas kecil guna pengeluaran rutin sebesar satu juta rupiah.

Pada selesai bulan, dana yang telah digunakan ialah sebesar 750 ribu, maka saldo selesai ialah 250 ribu. Diawal bulan berikutnya maka dana yang diterima ialah 750 ribu, dan dana awal bulan kas kecil menjadi tetap sebesar 1 juta.

Prosedur didalam sistem dana tetap adalah:

• Pemegang kas kecil memegang uang guna menutup pengeluaran selama satu tahun periode (minggu/bulan)
• Di selesai periode, besaran uang kas kecil yang telah dibelanjakan wajib dilakukan pengisian ulang, sehingga jumlah saldo kas kecil tetap sama dengan saldo awal.
• Tidak terdapat penambahan saldo di tengah periode

Kelebihan pada sistem dana tetap:

• Bisa mengetahui jumlah pengeluaran setiap akun atau pos pada setiap periode, sehingga sanggup menjadi alat kontrol dalam memakai dana
• Pimpinan maupun pengelola kas kecil akan semakin berhati hati didalam penggunaan kas kecil, dikarenakan tidak adanya penambahan dana pada tengah periode
• Memberikan fasilitas untuk bendahara dalam hal penentuan asumsi jumlah dana setiap unir perjuangan pada periode tertentu, dikarenakan jumlahnya selalu sama.

Kekurangan pada Sistem Dana Tepat:

• Saldo kas kecil sulit untuk diketahui alasannya ialah saldo gres sanggup diketahui ketika selesai periode ketika pengisian ulang
• Apabila terjadi kekurangan dana sebelum berakhirnya periode, maka hal tersebut akan menimbulkan permasalahan, dikarenakan tiada penambahan dana ditengah periode. Maka dari itu pemegang kas haruslah super berhati-hati

Prosedur kas kecil pada sistem dana tetap

Pembentukan kas kecil, langkah langkahnya ialah sebagai berikut:

• Menunjuk karyawan sebagai pemegang kas kecil
• Kemudian perusahaan memutuskan nominal dana kas kecil
• Jumlah dana ditaksir dengan perhitungan kebutuhan pada satu periode (perminggu/perbulan)
• Apabila jumlah dana sudah ditetapkan, kemudian kasir perusahaan akan menarik uang tunai melalui cek kemudian uang akan diserahkan pada pemegang kas kecil

Pembayaran pada kas kecil antara lain:

• Pemegang kas kecil mempunyai kewenangan untuk melaksanakan pengeluaran denngan memanfaatkan keuangan yang ada dalam kas kecil, selama pengeluaran tersebut tidaklah bersebrangan dengan kebijakan manajemen
• Umumnya administrasi menciptakan kebijakan terkait izin serta larangan batas maksimal pengeluaran untuk setiap terjadinya transaksi keuangan
• Pada setiap pengeluaran pada kas kecil diwajibkan terdapat dokumentasi yang sanggup dipergunakan sebagai bukti sah pengeluaran kas kecil yang mana disebut petty cash voucher beserta dengan nomor dan juga tanggal bukti pengeluaran.
• Bukti petty cash voucher wajib ditandatangani oleh pemegang kas kecil dan juga peserta uang kas kecil tersebut
• Apabila terdapat bukti pendukung lainnya, ibarat kwitansi penerimaan maupun pembayaran, faktur, dan lainlain, maka bukti pendukung itu haruslah terlampir pada bukti pengeluaran kas kecil
• Besaran rupiah yang tercantum dari semua bukti pengeluaran ditambahkan jumlah saldo uang kas kecil haruslah selalu sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah sesuai dengan kebijakan perusahaan

Pengisian kembali kas kecil apabila dana semakin habis termasuk dalam hal ini yaitu:

• Pemegang kas kecil melaksanakan pengajuan usul serta mempersiapkan daftar usul serta mempersiapkan daftar pengeluaran yang dilampirkan pula bukti pengeluaran kas kecil
• Permintaan tersebut sanggup dilakukan pada bendahara maupun kasir perusahaan yang kemudian akan mengusut validitas kas kecil yang telah berjalan
• Apabila telah sama dengan ketentuan yang berlaku, kemudian bendahara atau kasir perusahaan akan menawarkan persetujan terhadap formulir usul pengisian kembali serta menarik uang tunai melalui cek sebesar nominal yang telah digunakan pada kas kecil sehingga besaran dana akan kembali ibarat saldo awal

#2 Sistem Dana Fluktuasi/Fluctuation Fund System

Apakah sistem dana fluktuasi itu? merupakan sebuah sistem yang memutuskan besaran dana kas kecil sesuai jumlahnya dengan kebutuhan operasional.

Apa artinya? saldo kas akun kecil ini tidaklah tetap atau dengan kata lain berfluktuasi tergantung dengan jumlah transaksi yang ada pada kas kecil. Jadi, tentu saja nominalnya sanggup berubah berubah sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Sebagai contoh, ketika memutuskan kebijakan kas kecil pada awal, perusahaan menawarkan dana sebesar 1.000.000 kemudian kas tersebut dipergunakan untuk pengeluaran perusahaan sampai pada selesai periode.

Saat awal periode selanjutnya, kas kecil kemudian diisi lagi dengan jumlah yang tetap atau berbeda dengan jumlah pertama kali.

Berbeda disini artinya sanggup menjadi kurang dari sebelumnya ataupun lebih dari saldo yang telah ditetapkan diawal.

Besarnya kas kecil diubahsuaikan dengan keadaan perusahaan apakah perusahaan tersebut membutuhkan embel-embel dana kas kecil ataukah pengurangan ataukah tidak dibutuhkan perubahan apapun.

Didalam sistem ini, tiap terjadi perubahan jumlah uang kas kecil haruslah segera dibukukan, baik itu merupakan sebuah penambahan ataupun pengurangan.

Maka, buku pengeluaran kas kecil ini mempunyai fungsi sebagai buku jurnal dan juga menjadi sebuah dasar guna proses pemostingan ke buku besar.

Kelebihan yang dimiliki sistem dana fluktuasi:

• Pengeluaran yang ada pada kas kecil yang terjadi akan pribadi dibukukan oleh pemegang kas kecil, sehingga saldo kas kecil sanggup diketahui kapanpun
• Apabila ada kekurangan dana pada pertengahan, maka sanggup dilakukan penambahan besaran dana pada kas kecil tersebut
• Bisa meringankan beban yang dirasakan oleh seorang akuntan dikarenakan penjumlahan pribadi dilakukan oleh kasir kas kecil ketika terjadinya transaksi tersebut

Sedangkan kekurangan pada sistem dana fluktuasi adalah:

• Pengelolaan dana yang ada kurang efisien atau terdapat pemborosan dikarenakan kurangnya perilaku berhati-hati oleh kasir kas kecil didalam pengelolaan saldo

Simak juga ulasan menarik lainnya tentang pentingnya menciptakan pembukuan sederhana bagi perjuangan kecil serta artikel terkait mengenai macam jenis rasio profitabilitas dan rumus perhitungannya.

Perbedaan sistem dana tetap & sistem dana fluktuasi

Setelah terdapat klarifikasi terkait kedua sistem diatas, maka sanggup diketahui perbedaan-perbedaan yang ada pada kedua sistem tersebut.

Perbedaannya terletak pada:

#1 Penentuan saldo awal periode

Disistem dana tetap, kebijakan penentuan saldo awal kas kecil selalu tetap untuk setiap periode yang ada, berbeda dengan sistem fluktuasi,  penentuan jumlah saldo awal tentu akan berbeda atau mungkin juga tetap sama tergantung dengan banyaknya kebutuhan operasional perusahaan tersebut.

#2 Pembelanjaan kas kecil

Pada ketika terjadi transaksi pengeluaran kas kecil, sistem dana tetap tidak akan melaksanakan pencatatan pada jurnal.

Yang dibutuhkan ialah menciptakan bukti transaksi untuk bukti pengeluaran pada kas kecil. Sedangkan pada sistem fluktuasi setiap terjadi transaksi selalu dilakukan pembukuan dengan ayat jurnal seperti:

Biaya                                     Rp. xxx

Kas Kecil                               Rp. xxx

#3 Pengisian kembali

Di sistem dana tetap pengisian ulang dana kas kecil haruslah sama dengan  kebijakan awal yang sudah ditetapkan perusahaan. Berbeda dengan sistem dana fluktasi, banyaknya diubahsuaikan dengan kebutuhan.

Saat melaksanakan pengisian kembali tersebut sistem dana tetap kemudian akan membukuan setiap pengeluaran yang telah dilakukan dengan ayat jurnal sebagai berikut:

Biaya-biaya                         Rp. yyy

Kas                                         Rp. yyy

Dan sedangkan pada sistem fluktuasi akan dituliskan pada jurnal sebagai berikut:

Kas kecil                               Rp. zzz

Kas                                         Rp. zzz

Pada dua sistem pencatatan kas kecil yang telah dituliskan diatas sanggup ditentukan oleh perusasahaan sesuai dengan kebutuhan serta kebijakan yang terkait.

Sumber https://www.cekkembali.com

Share this post

Berlangganan update artikel terbaru via email: