Sistem Pengendalian Administrasi Sektor Publik

Sistem Pengendalian Manajemen Sektor Publik : Organisasi memerlukan sistem pengendalian administrasi untuk menawarkan jaminan dilaksanakannnya seni administrasi organisasi secara efektif dan efisien sehingga tujuan organisasi sanggup dicapai. Pengendalian administrasi mencakup beberapa acara yaitu : (1) perencanaan (2) koordinasi antar aneka macam potongan dalam organisasi (3) Komunikasi informasi (4) pengambilan keputusan (5) motivasi orang-orang dalam organisasi semoga berperilaku sesuai dengan tujuan organisasi (6) pengendalian dan (7) penilaian kinerja

Kegagalan dalam organiasai mencapai tujuan yang telah ditetapkan sanggup terjadi alasannya ialah adanya kelemahan atau kegagalan pada salah satu atau beberapa tahap dalam proses pengendalian manajenen. Sistem pengendalian sektor publik berfokus pada bagaimana melaksanakan seni administrasi organisasi secara efektif dan efisien sehingga tujuan organisasi sanggup dicapai. Sistem pengendalian manajmenen tersebut harus didukung dengan adanya perangkat lain berupa struktur organisasi yang sesuai dengan tipe pengendalian administrasi yang digunakan, MSDM dan lingkungan yang mendukung.

Struktur organisasi harus sesuai dengan desain sistem pengendalian administrasi alasannya ialah sistem pengendalian menajemen berfokus pada unit-unit organisasi sebagai sentra pertanggungjawaban. Pusat-pusat petanggungjawaban tersebut merupakan basis perencanaan pengendalian, penilaian kinerja. MSDM harus dilalakukan semenjak proses seleksi dan rekruitmen, training, pengembangan dan promosi sampai pemberhentian karyawan. Faktor lingkungan mencakup kestabilan politik, ekonomi, sosial, keamanan dsb. Dimana semua unsur tsb harus sanggup mendukung pelaksanaan seni administrasi organisasi.

A. Tipe Pengendalian Manajemen

Tipe pengendalian administrasi sanggup dikategorikan dalam 3 kelompok :

1. Pengendalian preventif (preventive control). Dalam tahap ini pengendalian administrasi terkait dengan perumusan seni administrasi dan perencanaan stretegik yang dijabarkan dalam bentuk program-program.

2. Pengendalian operasional (operasional control). Dalam tahap ini pengendalian administrasi terkait dengan pelaksanaan pengawasan acara yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran. Anggaran ini menghubungkan perencanaan dan pengendalian

3. Pengendalian kinerja. Pada tahap ini pengendalian administrasi berupa analisis penilaian kinerja berasarkan tolak ukur kinerja yang telah ditetapkan.

B. Struktur Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian administrasi harus didukung dengan struktur pengendalian yang baik . Struktur organisasi termanifestasi dalam bentuk sentra pertanggungjawaban (responsibility centers). Pusaat pertanggungjawaban ialah unit organisasi yang dipimpin oleh manajer yang bertangungjawab terhadap acara sentra pertanggungjawaban yang dipimpinnya. Suatu organisasi merupakan kumpulan dari suatu sentra pertanggungjawaban. Tujuan dibuatnya sentra pertanggungjawaban tersebut adalah:

1. Sebagai basis perencanaan, pengendalian dan penilaian kinerja manajer dan unit organisai yang dipimpinnya

2. Untuk meudahklan mencapai tujuan organisasi

3. Memfasilitasi terbentuknya goal congruence

4. Mendelegasikan wewenang dan kiprah ke unit-unit yang mempunyai kompetensi sehingga mengurangi beban kiprah manajer pusat

5. Mendorong kreativitas dan daya penemuan bawahan

6. Sebagai alat untuk melaksanakan seni administrasi organisasi secara efektif dan efisien 

7. Sebagai alat pengendali anggaran

Tugas manajer sentra pertanggungjawaban ialah untuk membuat relasi yang optimal antara suberdaya input yang dipakai dan output yang dihasilkan dikaitkan sdentgan sasaran kinerja. Input diukur dengan jumlah sumberdaya yang dipakai sedangkan output diukur dengan jumlah produk atau output yang dihasilkan.

Pusat-Pusat Pertanggungjawaban

Pada dasarnya terdapat 4 sentra pertanggungjawaban yaitu :

· Pusat biaya (expense center)

Pusat biaya ialah sentra pertanggungjawaban yang prestasi manajernya dinilai menurut biaya yang telah dikeluarkan. Suatu unit organisasi disebut sebagai sentra biaya apabila ukuran kinerja dinilai menurut biaya yang telah dipakai (bulan nilai output yang dihasilkan). Pusat biaya banyak dijumpai pada sektor publik alasannya ialah output yang dihasilkan seringkali ada akan tetapi tidak sanggup diukur atau hanya sanggup diukur secara fisik tidak dalam nilai rupiahnya. Contoh sentra biaya ialah dep. produksi, Dinas Sosial dan DPU

· Pusat pendapatan (revenue center)

Pusat pendapatan ialah sentra petanggungjawaban yang prestasi manjernya dinilai menurut pendapatan yang dihasilkan. Contahnya Dinas Pendapatan Daerah dan dep. pemanasaran

· Pusat keuntungan ( profit center)

Pusat keuntungan ialah sentra pertanggungjawaban yang menandingkan input (expenses) dan output ( revenue) dalam satuan moneter. Kinerja manajernya dinilai menurut keuntungan yang dihasilkan. Contah : BUMD dan BUMN, obyek pariwisata milik PEMDA, bandara dan pelabuhan.

· Pusat incestasi (investment center)

Pusat investasi ialah sentra pertanggungjawaban yang prestasi manajernya dinilai menurut keuntungan yang dihasilkan dikaitkan dengan investasi yang ditanamkan pada sentra pertanggungjawaban yang dipimpinnya. Contah : Dep Riset dan Pengembangan dan Balitbang

Suatu organisasi besar menyerupai pemerintah kawasan sanggup dianggap sebagai suatu sentra pertanggungjawaban. Pusat pertanggungjawaban yang besar tersebut sanggup dipeca-pecah lagi menjadi sentra pertanggungjawaban yang lebih kecil sampai pada level pelayanan atau program, contohnya dinas-dinas atau subdinas-subdinas. Pusat pertanggungjawan tersebut selanjutnya menjadi dasar untuk perencanaan dan pengendalain anggaran serta penilaian kinerja pada unit ybs. Manajer sentra pertanggungjawaban sebagai budget holder mempunyai tanggung jawab untuk melaksanakan anggaran. Pusat pertanggung balasan memperoleh sumberdaya input berupa tenaga kerja, material dsbnya yang dengan input tsb diharapkan sanggup menghasilkan output dalam bentuk barang atau pelayanan pada kualitas dan kuantitas tertentu. Anggaran mencerminkan nilai rupiah dari input yang dialokasikan ke pusat-pusat pertanggungjawaban dan output yang diharapkan atau level acara yang dihasilkan. Pengendalian anggran mencakup pengukuran terhadap output dan belanja riil yang dilakukan dibandingkan dengan anggaran. Adanya perbedaan antara hasil yang dicapai dan jumlah anggaran kemudaian dianalisis untuk diketahui penyebabnya dan dicari siapa yang bertanggungjawab atas terjadinya perbedaan tersebut, sehiungga sanggup segera dilakukan tindakan korektif. Tindakan tsb biasa dilakukan pada perusahaan-perusahaan swasta. Pada organisasi publik, mekanisme tsb perlu dilakukan sebagai salah satu cara pengendalian anggaran.

Idealnya, struktur sentra pertanggungjawaban sebagai alat pengendalian anggaran sejalan dengan acara atau struktur acara organisasi. Dengan kata lain tiap-tiap sentra pertanggungjawaban bertugas untuk melaksanakan acara atau acara tertentu dan penggabungan proram-program dari tiap-tiap sentra pertanggungjawaban tsb seharusnya mendukung acara sentra pertanggungjawaban pada level yang leih tinggi, sehingga pada alhasil tujuan umum organisasi sanggup tercapai.

Setiap jenis sentra pertanggungjawaban membutuhkan data mengenai berlanja (pengeluaran) yang telah dilakukan dan output yang dihasilkan selama masa anggaran. Laporan kinerja disiapkan dan dikirim ke setiap level administrasi untuk dievaluasi kinerjanya, yaitu dibandingkan antara hasil yang telah dicapai dengan anggaran. Jika sistem pengendalian anggaran berjalan dengan baik maka informasi yang dikirimkan kepada manajer harus relevan dan sempurna waktu. Informasi yang relevan harus up to date (terbaru) dan biaya yang dikendalikan secara eksklusif (controllable) dengan biaya-biaya yang tidak dikendalikan (uncontrollable) oleh manajer sentra pertanggungjawaban.

Pusat pertanggungjawaban berfunmgsi sebagai pengemban budget holder, maka proses penyiapan dan pengendalian anggaran harus menjadi fokus perhatian manajer sentra pertanggungjawaban. Keberadaan depatemen anggaran dan komite anggaran pada sentra pertanggungjawaban sangat perlu untuk membentu terciptanya anggaran yang efektif.

Informasi yang terkait dengan sistem pengendalian anggaran biasanya banyak diketahui oleh potongan departemen anggaran. Depatemen anggaran mempunyai fungsi sebagai berikut :

1. Menetapkan mekanisme dan formulir untuk persiapan anggran 

2. Mengkoordinasi dan membuat perkiraan sebagai dasar anggaran (misal: perkiraan tingkat inflasi, nilai tukar, harga migas)

3. Membantu mengkomunikasdikan anggaran ke seluruh potongan dalam organisasi

4. Menganalisis anggaran yang diajukan dan membuat rekomendasi kepada budgeter dan manajer sentra pertanggungjawaban

5. Menganalisis kinerja anggaran yang dilaporkan, menginterprestasikan hasil dan menyiapkan ikhtisar laporan untuk manajer sentra pertanggungjawaban

6. Menyiapkan revisi anggaran jikalau diperlukan.

Komite anggran biasanya teddiri dari para pimpinan puncak menyerupai kepala depatemen, kepala dinas, kepala biro dsb. Komite anggaran ujuga mempunyai kiprah yang vital. Komite anggran bertugas menuyusun anggran untuk tiap-tiap unitoperasi. Depaemen anggran dan komite anggran merupakan perangkat yanmg berad pada sentra pertanggungjawaban., Karenanya sentra pertanggungjawaban merupakan alat yang sangat vital untuk pelaksanaan dan pengendalian anggaran selain itu juga merupakan basis pengukuran kinerja yaitu membendingkan apa yang telah dicapai oleh sentra pertanggungjawaban dibandingkan dengan anggaran yang telah ditetapkan.

C. Proses Pengendalian Manajemen Sektor Publik

Proses pengendalian administrasi pada organisasi sektor publik sanggup dilakukan dengan cara komunikasi formal dan informal. Saluran komunikasi formal terdiri dari acara formal dalam organisasi yang terdiri dari : (1) perumusan seni administrasi (2) perencanaan seni administrasi (3) penganggran (4) opersional (5) penilaian kinerja. Saluran informasi informal sanggup dilakukan dengan komunikasi eksklusif yaitu pertemuan informal, diskusi dll. 

Sistem pengendalian administrasi suatu organisasi dirancang untuk mempengaruhi orang-orang di dalam organisasi tersebut semoga berperilaku sesuai dengan tujuan organisasi. Prengendalian organisasi sanggup berupa hukum dan mekanisme birokrasi atau melalui sistem pengendalian dan administrasi informasi yang dirancang secara formal.

Dalam suatu organisasi setiap individu niscaya mempunyai tujuan person. Untuk menyingkapi ini perlu adanya jembatan yang bisa menghantarkan organisasi mencapai tujuannya, yaitu tercapainya keselarasan antara tujuan individu dan tuuan oraganisasi.Dalam hal ini hendaknya pengendalian administrasi sanggup dipakai sebagai jembatan untuk mewujudkan goal congruence yaitu keselaran antara tujuan individu dan tujuan organisasi. 

Faktir yang mempengaruhi goal congrunce sanggup dikategorikan dalam 2 kelompok yaitu faktor pengendalian formal dan informal. Faktor pengendalian formal contohnya : sistem pengendalian administrasi dan sistem aturan. Sedangkan faktor informal terdiri dari ekstrenal dan internal. Yang bersifat eksternal contohnya etos kerja dan loyalitas karyawan ( dalam pemerintahan kita kenal sebagi abdi negara dan abdi masyarakat), sedangkan yang bersifat internal : kulktur organisasi, gaya administrasi dan gaya komunikasi.

Perumusan Strategi (strategy formulation)

Perumusan seni administrasi merupakan proses pehnentuan visis, misi, tujuan, sasran, target,arah dan kebijakan serta seni administrasi organisasi. Perumusan seni administrasi merupakan kiprah dan tanggungjawab administrasi puncak. Dalam organisasi pemerintahan perumusan seni administrasi dilakukan oleh DPR yang hasilnya berupa GBHN yang alhasil merupakan pola bagi eksektutif dalam berindak.

Hasil perumusan seni administrasi bersifat permanen dan jangka panjang bisa berjangka 4,5, 10 bahkan 20 tahun. Perubahan visi, misi dan tujuan oragnisasi sangat jarang dilakukuan oleh organisasi baik itu pemerintahan atau swasta. Yang berubah hanyalah seni administrasi untuk mewujudkan visi, misi dan tujuan yang telah ditetapkan. Pertimbangan untuk revisi seni administrasi biasanya kalau muncul perubahan lingkunan yang berupa bahaya atau peluang baru. Perubahan lingkungan dalam organisasi sektor publik sanat mungkin alasannya ialah lantaran organisasi sektor publik dipengaruhi oleh faktor politik, ekoomi, sosial dan budaya. Ketidakstabilan ekonomi dan politik yang terjadi secara terus menerus sanggup mendorong pemerintah untuk sewaktu-waktu mengeluarkan kebijakan dan seni administrasi baru. Ancaman dan peluang gres sanggup muncul setiap saat. Karenanya perumusan seni administrasi bersifat tidak sistematis dan tidak harus kaku.

Strategi organisasi ditetapkan untuk menawarkan kemudahan dalam mencapai tujuan organisasi. Salah satu metode penentuan seni administrasi ialah dengan memakai analisis SWOT. Analsisi ini dikembangkan dengan menganalisis faktor internal yang menjadi kekuatan dan kelemahan dalam suatu organisasi dan faktor eksternal yang merupakan bahaya dan peluang. Berdasarkan analisis SWOT oganisasi sanggup memilih startegi terbaik untuk mencapai tujuan organisasi. Strategi perusahaann sanggup berubah atau mengalami revisi jikalau terdapat lingkungan yang berubah yang dipengaruhi adanya bahaya dan kesempatan, contohnya adanya penemuan teknologi baru, peraturan pemerintah gres atau perubahan lingkungan politik dan ekonomi lokal dan global.

Gambar: Proses Perumusan Strategi

Proses perumusan pada organisasi sektor publik banyak dipengaruhi perkembangan disektor swasta. Sama halnya dengan sektor swasta tahap awal dari administrasi seni administrasi ialah perencnaan. Perencanaan dimulai dari perumusan strategi. Menurut Olsen dan Eadi (1982) proses perumusan seni administrasi terdiri dari 5 komponen dasar yaitu :

1. Pernyataan misi dan tujuan umum organisasi yang dirumuskan oleh administrasi administrator organisasi dan menawarkan rerangka pengembangan seni administrasi serta sasaran yang akan dicapai

2. Analisis atau scanning lingkungan, terdiri dari pengidentifikasian dan pengukuran faktor-faktor eksternal yang sedang dan akan terjadi dan kondisi yang harus dipertimangkan pada ketika merumuskan seni administrasi organisasi

3. Profil internal dan audit sumber daya, yang mengidentifikasi dan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan organisasi dalam hal aneka macam faktor yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan strategik

4. Perumusan, penilaian dan pemilihan strategi

5. Implementasi dan pengendalian planning strategik.

Model Perumusan Strategi pada Organisasi Sektor Publik

Sumber : Bryson JM (1995)

Menurut Bryson Jm model 8 langkah untuk memfasilitasi proses perumusan seni administrasi yaitu:

1. Memulai dan menyetujui proses perencanaan strategi

2. Identifikasi apa yang menjadi mandat organisasi

3. Klarifikasi misi dan nilai-nilai organisasi

4. Menilai lingkungan eksternal

5. Menilai lingkungan internal

6. Identifikasi warta seni administrasi yang sedang dihadapi organisasi

7. Perumusan seni administrasi untuk me- manage isu-isu

8. Menetapkan visi organisasi untuk masa ke depan.

Perencanaan Strategi (strategic planning)

Sistem pengendalian administrasi diawali dari perencanaan strategik. Perencanaan strategik ialah proses pemantauan program-program, acara atau proyek yang akan dilaksdankan suatu organisasidan penentuan jumlah alokasi sumber daya yang akan dibutuhkan

Perbedaan dengan perumusan seni administrasi ialah bahwa perumusan seni administrasi merupakan proses untuk memilih strategi, sedangkan perencanaan strategik ialah proses memilih bagaimana mengimplementasikan seni administrasi tersebut. Hasil perencanaan strategik berupa rencana-rencana strategik. Dalam proses perumusan seni administrasi , administrasi menetapkan visi,misi dan tujuan oganisasi. Perencanaan strategik merupakan proses menurunkan seni administrasi dalam bentuk program-program.

Proses Perencanaan Strategik

Gambar Sistem Manajemen Strategik pada Pemerintah Daerah

Perencanaan strategik merupakan proses yang sistematis yang memilikiu prosedru dan skedul yang jelas. Organisasi yang tidak mempunyai atau tidak melaksanakan perencanaan strategik akan mengalaami duduk perkara da;lam penganggaran, contohnya terjadinya beban kerja anggaran yang terlalu berat, alokasi sumberdaya yang tidak sempurna sasaran dab dilakukannya pilihan startyegi yang salah. Orientasi dilakukannya administrasi strategik pada organisasi administrasi organisasi publik menuntut adanya strategic vision, strategic thinking, strategic leadership dan strategic organization.

Manfaat Perencanaan Strategik

· Sebagai sarana untuk memfasilitasi terciptanya anggaran yang efektif

· Sebagai sarana untuk memfokuskan manajer pada pelaksanaan seni administrasi yang telah ditetapkan

· Sebagai sarana untuk memfasilitasi dilakukannya alokasi sumber daya yang optimal

· Sebagai rerangka pelaksanaan tindakan jangka pendek

· Sebagai sarana administrasi untuk memahami seni administrasi organisasi secara lebih jelas

· Sebagai alat untuk memperkecil rentang alternatif strategi

Tujuan utama perencanaan strategik ialah untuk meningkatkan komunikasi antara manajer puncak dengan manajer dibawahnya, sehingga memungkinkan terjadi persetujuan antara manajer puncak dengan manajer level dibawahnya mengenai seni administrasi terbaik untuk mencapai tujuan organisasi yang ditetapkan, yang nantinya akan mendorong goal congruence.

Mengubah perencanaan Strategik Menjadi Tindakan Nyata

Perencanaan seni administrasi sanggup dipakai untuk membantu mengantisipasi dan menawarkan arah perubahan, tetapi perubahan belum sanggup berjalan dengan mulus meskipun sudah ada perencanaan strategik. Perencanaan strategik bukan merupakan hasil akhir, tapi masih perlu ditranslasikan dalam bentuk tindakan-tindakan konkrit. Untuk itu harus didukung oleh :

· Struktur pendukung, baik secra manajerial maupun secara politik

· Proses dan praktek implementasi di lapangan

· Kultur organisasi

Struktur organisasi hendaknya sanggup mendukung pelaksanaan strategi. Desain sistem pengendalian administrasi harus didukung oleh struktur organisasi yang sesuai. Visi, misi, tujuan dan seni administrasi yang telah ditetapkan secara biak sanggup gagal bila struktur organisasi tiudak mendukung strategi, karenanya perlu adanya restrukturisasi dan reorganisasi semoga selaras dengan startegi dan sistem pengendalian manajemen. 

Restrukturisasi sanggup didasarkan pada prinsip 

1. Perubahan strktur organisasi hendaknya sanggup meningktakan kapasitas untuk mencapai seni administrasi yang efektif

2. Pimpinan administrator bertanggung jawab untuk melaksanakan seni administrasi dan instruksi kebijakan sampai level bawah. Visi, misi dan tujuan organisasi harus selalu dikomunikasiokan kepada seluruh anggota organisasi

3. Dewan bertanggung jawab secara kolektif untuk merencanakan strategi, kebijakan dan otorisasi alokasi sumber daya dan menilai kinerja manajemen.

Proses dan praktik di lapangan terkait dengan mekanisme dan sistem pengendalian. Prencanaan strategik tidak akan efektif jikalau mekanisme dan sistem pengendalian tidak sesuai dengan strategi. Arus ada kejelasan wewenang dan tanggung jawab, pendelegasian wewenang dan tugas. Selain itu harus didukung oleh regulasi keuangan, pengendalian personel dan administrasi kompensasi yang terperinci dan fair.

Kultur organisasi terkait dengan lingkungan kerja dan kesediaan anggota untuk melaksanakan perubahan. Perencanaan srtategik harus didukung adanya budaya organisasi yang kuat, dan harus didukung oleh perubahan sikap dan sikap anggota organisasi untuk melaksanakan program-program secara efektif dan efisien. Program akan gagal bila personel di lapangan bertindak tidak sesuai dengan arah dan seni administrasi organisasi.

Penganggaran

Tahap penganggaran dalam proses pengendalian administrasi sektor publik merupakan tahap yang pang dominan, alasannya ialah mempunyai karakteristik yang agak berbeda dengan penganggraan pada sektor swasta. Perbedaan tersebut terletak pada efek politik dalam proses penganggaran.

Pengukuran Kinerja

Penilaian kinerja merupakan potongan selesai dari proses pengendalian administrasi yang sanggup dipakai sebagai alat penegndalian. Pengendalian administrasi melalui sistem penilaian kinerja sanggup dilakukan dengana membuat mekanisme reward dan punishment. Sistem pertolongan penghargaan dan eksekusi sanggup dipakai sebagai pendorong untuk pencapaian suatu strategi. Sistem reward dan punishment harus didukung oleh administrasi kompensasi yang memadai. Manajemen kompensasi merupakan mekanisme penting untuk mendorong motivasi manajer untuk mencapai tujuan organisasi. Intensif positif pada manajer disebut sebagai reward dan intensif negatinya disebut sebagai punishment. Peran peting adanya penghargaan dalam suatu organisasi akan mendorong tercapainya tujuan oragnisasi dan untuk membuat kepuasan setiap individu.

Pemberian reward sanggup berupa financial atau non financial, yang bersifat financial contohnya kenaikan gaji, bonus dan pertolongan tunjangan, sedangkan non financial sanggup berupa promosi jabatan, penambahan tanggung jawab, otonomi yang lebih besar, penempatan kerja di lokasi yang lebih baik dan pengakuan. Mekanisme pertolongan hukuman dan eksekusi pada kondisi tetentu diperlukan, tetapi orientasi penilaian harus selalu pada pertolongan penghargaan.

Sumber http://sharingilmupajak.blogspot.com

Share this post

Berlangganan update artikel terbaru via email: